Service BW: Dienstleistungen: Gundelfingen

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SurveyMonkey Europe UC2nd Floor, 2 Shelbourne Buildings,Shelbourne Road, Dublin, Ireland
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Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten in den folgenden Datenkategorien zu von uns verfolgten berechtigten Zwecken. Diese sind in der vorliegenden Datenschutzerklärung dargelegt. Für jeden dieser Verwendungszwecke haben wir klare Einschränkungen festgelegt, sodass der Schutz Ihrer Daten gewährleistet ist und wir nur die Informationen nutzen, die zum Erreichen dieser berechtigten Zwecke notwendig sind. Unser oberstes Ziel ist die Verbesserung unserer Services und die Gewährleistung, dass unsere Services und Nachrichten für alle unsere Benutzer relevant sind. Gleichzeitig gewährleisten wir auch, dass die personenbezogenen Daten aller unserer Benutzer geschützt sind.

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  •     Überwachung von Missbrauch und Fehlerbehebung;
  •     Erstellung neuer Services, Features und Inhalte sowie das Abgeben von Empfehlungen;
  •     Verfolgen des Verhaltens auf einer aggregierten/anonymisierten Ebene zur Ermittlung und zum Erkennen von Trends bei den verschiedenen Interaktionen mit unseren Services;
  •     Fehlerkorrektur und Fehlererkennung in der Produktfunktionalität.

Drittanbieter und Integrationen
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Machine Learning
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Für die Verwaltung unserer Services nutzen wir Informationen und Daten zu Ihrer Person intern auch zu folgenden begrenzten Zwecken:

  •     Um gegebenenfalls unsere Verträge durchzusetzen;
  •     Um potentielle strafbare Handlungen zu vermeiden und
  •     um unerwünschte und missbräuchliche Aktivitäten herauszufiltern und zu verhindern. Wir haben z. B. automatisierte Systeme, die Inhalte nach sogenannten Phishing-Aktivitäten, Spam und betrügerischen Handlungen überprüfen.
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Service BW: Dienstleistungen

E-Rechnung beim Zentralen Rechnungseingang des Landes einreichen

Wenn Ihr Unternehmen öffentliche Aufträge für Behörden des Landes oder sonstige teilnehmende öffentliche Auftraggeber erbringt, können Sie elektronische Rechnungen beim Zentralen Rechnungseingang Baden-Württemberg (ZRE) einreichen.

Folgende Übertragungskanäle können Sie für das Einreichen der elektronischen Rechnung nutzen:

  • Hochladen/Upload,
  • E-Mail und
  • PEPPOL (erst zu einem späteren Zeitpunkt möglich).

Ihre elektronischen Rechnungen werden automatisiert auf formale Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft. Anschließend werden sie dem Rechnungsempfänger anhand der Leitweg-ID bereitgestellt. Die Leitweg-ID bekommen Sie von Ihrem Auftraggeber, sie muss in der elektronischen Rechnung angegeben werden.

Damit Sie Ihre elektronische Rechnungen einreichen können, müssen diese bestimmte Anforderungen erfüllen. Sie müssen

  • maschinenlesbar sein und
  • in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen (als XML-Dokument, Bilddatei reicht nicht, PDF-Dokument nur, falls es die Spezifikation ZUGFeRD 2.0 erfüllt).

Ab dem 1. Januar 2022 sind Sie verpflichtet, elektronische Rechnungen zu stellen, wenn Sie Leistungen für die öffentliche Verwaltung auf Landesebene erbringen. Davon ausgenommen sind Rechnungen, die

  • den Betrag von EUR 1.000 netto nicht überschreiten (und bis zum 31.12.2025 ausgestellt wurden) oder
  • geheimhaltungsbedürfte Rechnungsdaten aufweisen.

Diese Verpflichtung gilt nicht für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung auf kommunaler Ebene.

Bitte beachten Sie, dass Sie als Rechnungssteller elektronische Rechnungen im Originalformat elektronisch aufbewahren müssen.

Voraussetzungen

  • Sie erbringen Leistungen für
    • Behörden des Landes oder
    • sonstige öffentliche Auftraggeber, die am ZRE teilnehmen (z.B. Hochschulen oder Kommunen)
  • Die elektronische Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format (als XML-Dokument) vorliegen, das eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht; Bilddatei genügt nicht, PDF-Dokument nur, falls es die Spezifikation ZUGFeRD 2.0 erfüllt).
  • Die elektronische Rechnung muss darüber hinaus folgende Anforderungen erfüllen:
    • Anforderungen der Europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931)
    • Anforderungen der E-Rechnungsverordnung Baden-Württemberg und
    • Anforderungen der aktuell gültigen Nutzungsbedinungen des Zentralen Rechnungseingangs Baden-Württemberg

Verfahrensablauf

Sie können Ihre elektronischen Rechnungen per E-Mail senden, direkt hochladen oder künftig mittels PEPPOL beim Zentralen Rechnungseingang Baden-Württemberg einbringen. Das PEPPOL eDelivery Network ist ein europäisches Transportnetzwerk für den Austausch von Dokumenten mit der öffentlichen Verwaltung.

Die Übermittlung Ihrer elektronischen Rechnung über den Zentralen Rechnungseingang Baden-Württemberg erfolgt folgendermaßen:

  • Ihre eingebrachte elektronische Rechnung wird automatisch auf formale Richtigkeit und Vollständigkeit überprüft.
  • Anschließend wird Ihre geprüfte elektronische Rechnung dem Rechnungsempfänger zum Abruf bereitgestellt.
  • Geben Sie stets die Leitweg-ID an, die Sie von Ihrem Auftraggeber bekommen haben.
  • Ihre Rechnung gilt als dem Rechnungsempfänger zugestellt, sobald sie erfolgreich beim Zentralen Rechnungseingang Baden-Württemberg eingebracht wurde.

Folgende Formate sind für rechnungsbegründende Unterlagen zulässig:

  • PDF-Dokumente
  • Bilder (PNG, JPG)
  • Textdateien (CSV)
  • Excel-Tabellendokumente (XLSX)
  • OpenDocument-Tabellendokumente (ODS)

Andere Formate sind im Vorfeld ihrer Verwendung mit dem jeweiligen Rechnungsempfänger abzustimmen. Rechnungen dürfen einschließlich der rechnungsbegründenden Unterlagen einen Maximalumfang von 15 MB nicht überschreiten und maximal 100 rechnungsbegründende Unterlagen aufweisen.

Fristen

Es gelten die mit Ihrem Auftraggeber vereinbarten Rechnungsfristen.

Unterlagen

Rechnungsbegründende Unterlagen können Sie als Anlage in die Rechnung einbetten oder von ihr referenzieren. Für die Referenzen auf rechnungsbegründende Unterlagen werden die Protokolle HTTP und HTTPS unterstützt.

Kosten

Keine

Hinweis: Wenn Sie einen Dienstleister zur Übermittlung von Rechnungen wählen, können Kosten durch diesen Dienstleister anfallen.

Bearbeitungsdauer

  • Entgegennahme, formale Prüfung und Bereitstellung einer elektronischen Rechnung für die adressierte Behörde: in der Regel wenige Sekunden.
  • Bearbeitung und fachliche Prüfung: abhängig vom Rechnungsempfänger

Sonstiges

Der Zentrale Rechnungseingang Baden-Württemberg nimmt elektronische Rechnungen im Standard XRechnung und in anderen Formaten, die den Anforderungen der Europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) entsprechen, entgegen. Der Standard XRechnung wurde von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) herausgegeben. XRechnung ist eine Konkretisierung ("Core Invoice Usage Specification" bzw. "CIUS") der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) und steht nicht in Konkurrenz zur europäischen Norm.

Vertiefende Informationen

Freigabevermerk

Dieser Text entstand in enger Zusammenarbeit mit den fachlich zuständigen Stellen. Das Innenministerium hat dessen ausführliche Fassung am 09.04.2020 freigegeben.