II. Gründe uns zu kontaktieren: Gundelfingen

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II. Gründe uns zu kontaktieren

Die Gründe, uns zu kontaktieren, können vielfältig sein. Je nach Situation können hierbei perso-nenbezogene Daten, die wir von Ihnen verarbeiten, die Rechtsgrundlage, aufgrund derer wir Ihre Daten verarbeiten, eine eventuelle Weitergabe der personenbezogenen Daten und die Dauer, für die wir Ihre personenbezogenen Daten speichern, voneinander abweichen. Im folgenden Ab-schnitt finden Sie daher weitergehende Informationen zu den spezifischen Verarbeitungssituationen.

Wir können auch Kenntnis von Ihren personenbezogenen Daten erhalten, ohne dass Sie uns Ihre personenbezogenen Daten mitteilen. Dies ist regelmäßig dann der Fall, wenn uns beispielsweise von dritten Personen oder Behörden Ihre Daten zur Verarbeitung genannt werden. In diesem Fall 7

werden wir Sie nach Art. 14 DSGVO darüber informieren, dass Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden.

Welche Daten speichern wir, wie werden sie verarbeitet und wie

Die Dauer der Speicherung richtet sich nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Hierzu verweisen wir auf die speziellen Informationen in Ziff. III dieser Erklärung.

Eine Anfrage stellen

Wenn Sie sich mit uns in Verbindung setzen, um eine Anfrage zu stellen, erheben wir Informati-onen einschließlich Ihrer personenbezogenen Daten, damit wir auf Ihre Anfrage reagieren und unsere Verpflichtungen als Aufsichtsbehörde erfüllen können.

Wir verarbeiten die in der Anfrage enthaltenen personenbezogenen Daten auf Basis von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO, § 4 LDSG. Diese Vorschrift erlaubt uns, personenbezogene Daten zu verarbeiten, wenn dies für die Wahrnehmung unserer gesetzlich übertragenen Aufgaben als Kommune erforderlich ist.

Wenn der von Ihnen vorgetragene Sachverhalt besondere Kategorien personenbezogener Daten, z. B. Angaben über Gesundheit, religiöse Überzeugung oder ethnische Herkunft enthält, stützen wir unsere Verarbeitung zusätzlich auch auf Art. 9 Abs. 2 Buchstabe g DSGVO. Es gehört zu der von uns gesetzlich übertragenen, öffentlichen Aufgabe, Ihre Grundrechte zu schützen und zu wahren.

Wir benötigen genügend Informationen von Ihnen, um Ihre Anfrage zu beantworten. Wenn Sie uns anrufen, fertigen wir keine Audioaufnahme an. In der Regel benötigen wir zur Beantwortung Ihrer Anfrage keine personenbezogenen Daten von Ihnen. Unter bestimmten Umständen können wir uns jedoch Notizen machen, um Ihnen bei Bedarf einen weiteren Service zu bieten. Wenn Sie uns per E-Mail oder Post kontaktieren, benötigen wir für unsere Antwort Ihre Kontaktdaten.

Wir legen bei umfangreichen Anfragen einen Aktenvorgang digital, ggfs. in Printform, an, um Ihre Anfrage zu erfassen und an die zuständige Fachabteilung unseres Hauses zuleiten zu können. Zudem werden gewöhnlich Ihre Angaben und jede Information, die Sie uns gegeben haben, in Papierakten abgelegt. Ebenso verfahren wir mit unseren Antwortschreiben.

Wir verwenden die uns zur Verfügung gestellten Informationen, um die Anfrage und damit eventuell auftretende Fragestellungen zu beantworten und um den Grad der von uns erbrachten Beratungsleistungen zu überprüfen.

Wir handeln in unserer amtlichen Funktion, Ihre Anfrage zu beantworten, daher haben Sie das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen. Es gibt jedoch auch berechtigte Interessen, die uns erlauben, Ihren Widerspruch zurückzuweisen. Diese hängen von den jeweiligen Umständen ab, weshalb wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten.

Für weitergehende Informationen über Ihre Rechte lesen Sie bitte auf Seite 3/4 dieser Erklärung.

Bei Bearbeitung Ihrer Anfrage arbeiten wir nicht mit Auftragsverarbeitern zusammen.

Sie wollen bei uns arbeiten

Wir verarbeiten Ihre Bewerbungsdaten, um beurteilen zu können, ob Sie die Eignung, Befähigung und fachliche Leistung für die Stelle, auf die Sie sich bewerben, besitzen (Art. 6 Abs. 1 Buch-stabe b DSGVO). Für uns ergeben sich die rechtlichen Vorgaben für das Auswahlverfahren insbesondere aus Art. 33 Abs. 2 Grundgesetz, dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz und dem Haushaltsrecht. Rechtsgrundlage für die Verarbeitungen im Rahmen des Auswahlverfahrens zur Begründung eines Beamten-, Beschäftigten oder Praktikantenverhältnisses ist § 15 LDSG i. V. m. §§ 83 bis 85 des Landesbeamtengesetzes (Die Rechtsgedanken dieser Vorschriften des Landesbeamtengesetzes finden grundsätzlich auch für die Beschäftigten und Praktikanten entsprechende Anwendung).

Wenn Ihre Bewerbungsunterlagen besondere Kategorien personenbezogener Daten, z. B. Angaben über Gesundheit, religiöse Überzeugung oder ethnische Herkunft, enthalten, stützen wir unsere Verarbeitung aufgrund unserer gesetzlichen Pflichten als Arbeitgeber und dem damit verbundenen Schutz Ihrer Grundrechte zusätzlich auch auf Art. 9 Abs. 2 Buchstabe b DSGVO. Dar-über hinaus verarbeiten wir Ihre Angaben auch auf Basis von Art. 9 Abs. 2 Buchstabe h DSGVO, um die Arbeitsfähigkeit potentieller Arbeitnehmer beurteilen zu können und gegebenenfalls arbeitsmedizinische und Gesundheitsvorsorgemaßnahmen ergreifen zu können.

Im Bewerbungsprozess werden wir all die von Ihnen gegebenen Informationen dazu verwenden, um Ihre Bewerbung voranzubringen und um zu prüfen, ob wir Ihnen einen Arbeitsplatz bei uns anbieten können. Zudem haben wir unsere rechtlichen Verpflichtungen als Arbeitgeber zu erfüllen. Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist für die Rechtmäßigkeit des durchzuführenden Auswahlverfahrens erforderlich. Das Fehlen von relevanten personenbezogenen Daten in den Bewerbungsunterlagen kann die Nichtberücksichtigung bei der Vergabe der freien Stelle zur Folge haben. Für uns ergeben sich die rechtlichen Vorgaben für das Auswahlverfahren insbesondere aus Art. 33 Abs. 2 Grundgesetz, dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz und dem Haushaltsrecht. Danach ist die Auswahlentscheidung nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung zu treffen.

Wir werden die von Ihnen gemachten Angaben mit keinem Dritten teilen. Empfänger der in den Bewerbungsunterlagen enthaltenen personenbezogenen Daten sind die jeweils zuständigen Personalverantwortlichen sowie die Personalvertretungen unseres Hauses.

Wir werden Ihre Kontaktdaten ausschließlich dafür verwenden, um mit Ihnen Kontakt aufzuneh-men und Sie über den Fortlauf des Bewerbungsverfahrens zu informieren. Sonstige in den Be-werbungsunterlagen enthaltene Angaben nutzen wir ausschließlich, um Ihre Eignung für die zu besetzende Stelle festlegen zu können.

Ihre personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Für den Fall, dass es im Anschluss an das Bewerbungs-verfahren zu einem Beschäftigungsverhältnis, Ausbildungsverhältnis, Praktikum oder sonstigen Dienstverhältnis kommt, werden die Daten zunächst weiterhin gespeichert und in die Personalakte überführt. Ansonsten endet das Bewerbungsverfahren für Sie mit dem Zugang einer Absage.

Ihre personenbezogenen Daten werden in diesem Fall vier Monate nach dem Zugang der Ableh-nung gelöscht, soweit eine längere Speicherung nicht zur Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Wenn Sie nach Ablehnung Ihrer Bewerbung wünschen, dass wir Sie bei einem nachfolgenden Auswahlverfahren einbeziehen, speichern wir Ihre Bewerbungsunterlagen auf Basis einer Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO. Eine Einwilligung holen wir in diesem Fall gesondert von Ihnen ein. Bis zum nächsten Auswahlverfahren werden Ihre Bewerbungsunterlagen dann aufbewahrt und - wie im Falle der Erstbewerbung beschrieben - vier Monate nach 9

dem Zugang der Ablehnung vernichtet, soweit eine längere Speicherung nicht zur Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Im Rahmen von Bewerbungsverfahren arbeiten wir nicht mit Auftragsverarbeitern zusammen.

Eine uns erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Der Verarbeitung Ihrer personen-bezogenen Daten können Sie jederzeit widersprechen. Insbesondere haben Sie jederzeit die Mög-lichkeit, Ihre Bewerbung zurückzuziehen. Für weitergehende Informationen über Ihre Rechte le-sen Sie bitte auf Seite 3/4 dieser Erklärung.

Auskunft von uns verlangen

Sie haben das Recht, von uns Auskunft und Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten und – wenn dies zutrifft – Auskunft über diese personenbezogenen Daten zu verlangen. Wir sind gem. Art. 15 DSGVO rechtlich verpflichtet, diesem Wunsch nachzukommen. Um Ihnen die gewünschten Informationen geben zu können, müssen wir unseren Datenbestand durchsuchen, also Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten.

Die gesetzliche Grundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO, der eine Verarbeitung dann zulässt, wenn diese erforderlich ist, um einer rechtlichen Verpflichtung nachzukommen, der wir unterliegen.

Wenn die Angaben, die Sie uns in Bezug auf Ihre Auskunftsverlangen zur Verfügung stellen, spezielle Kategorien von Daten wie Angaben zu Gesundheit, religiöser Überzeugung oder ethnischer Herkunft enthalten, stützen wir unsere Verarbeitung zudem auch auf die Rechtsgrundlage des Art. 9 Abs. 2 Buchstabe g DSGVO. Dies bedeutet, dass diese Verarbeitung unsere öffentliche Aufgabe ist und der Wahrung Ihrer Grundrechte dient.

Wir benötigen von Ihnen Informationen, um auf Ihr Auskunftsbegehren antworten zu können und um die Informationen zu finden, die Sie suchen. Hierdurch können wir unseren rechtlichen Verpflichtungen nachkommen, die sich u. a. aus der DSGVO und den Informationsfreiheitsgesetzen ergeben.

Wenn wir von Ihnen eine Auskunftsanfrage erhalten, legen wir hierzu einen Aktenvorgang mit den Details Ihrer Anfrage an. Hierbei werden gewöhnlich Ihre Angaben und jede Information, die Sie uns gegeben haben, in Papierakten abgelegt. Ihr Name und Ihre Kontaktdaten werden zusätzlich in unserem elektronischen Programm zur Dokumentation des Postein- und -ausgangs bzw. der Verwaltung der Aktenhaltung gespeichert.

Wenn Sie eine Anfrage bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten stellen oder im Namen einer Person handeln, die eine solche Anfrage stellt, fragen wir nach Informationen, die uns Ihre Identität bestätigen. Wenn notwendig, fragen wir auch nach Informationen, die zeigen, dass Sie befugt sind, im Namen einer anderen Person zu handeln. Wir verwenden die uns zur Verfügung gestellten Informationen ausschließlich, um Ihre Auskunftsanfrage zu bearbeiten.

Wenn es sich bei der Anfrage um Informationen handelt, die wir von einer anderen Stelle oder einem Dritten erhalten haben, z. B. in Bezug auf eine Beschwerde, konsultieren wir routinemäßig die jeweilige Stelle oder den Dritten, um deren Meinung zur Offenlegung des Materials einzuholen.

Wir erstellen und veröffentlichen zudem auch Statistiken, aus denen die Anzahl der bei uns ein-gegangenen Auskunftsbegehren ersichtlich wird. Diese Statistiken sind vollständig anonymisiert, so dass keine Rückschlüsse auf Sie möglich sind. 10

Die für die Auskunftsanfrage benötigten Daten, die wir aufgrund unserer gesetzlichen Verpflichtung verarbeiten, werden in der Regel drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens vernichtet, es sei denn, die Unterlagen werden vom Landesarchiv übernommen. Diese Frist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die Bearbeitung der Auskunftsanfrage abgeschlossen wird.

Für weitergehende Informationen über Ihre Recht lesen Sie auf Seite 3/4 dieser Erklärung.

Bei Bearbeitung Ihres Auskunftsbegehrens arbeiten wir nicht mit Auftragsverarbeitern zusammen.